כמה מחשבות על חוסן ארגוני, בעלי עניין והמשכיות עסקית

המונח "המשכיות עסקית" תופס תאוצה בשנים האחרונות ומתגלגל בשפה העסקית. לארץ הוא ביצע עלייה באיחור ביחס למדינות אירופה ואמריקה. לאחרונה החליט מכון התקנים הישראלי ללכת בעקבות מכון התקנים הבריטי ולאמץ את התקן ISO22301 במקום התקן הבריטי 25999 העוסק בהמשכיות עסקית.

למה מעניינים אותנו מושגים כגון "חוסן ארגוני", "רציפות עסקית", "בעלי עניין" "ניהול המשכיות עסקית"?
מדוע מתוייג התקן במסגרת תקנים בתחום "אחריות חברתית"?

אני אנסה להסביר את המונחים בפשטות ובבהירות.

"חוסן ארגוני"

המטרה של כל עולם ההמשכיות העסקית הוא להשיג מקסימום "חוסן" לארגון. מהו אותו חוסן, איך משיגים אותו – הרבה מילים נאמרות על כך, רובן באנגלית וחלקן בראשי תיבות ומונחים מהעולם הפיננסי והעסקי.

[1]Leslie Whittet, יועץ המשכיות עסקית מאוסטרליה, הקדיש מאמר שלם לנושא. בין השאר הוא כותב:

"יותר ויותר אנו שומעים את המושג "החוסן" הנמצא בשימוש ע"י ארגונים, הקהילה העסקית וגופים ציבוריים. זה לא חדש – לאחר שהוגדר באופן ברור כיעד מודגש בהגדרות ההמשכיות העסקית ע"י המכון לניהול המשכיות עסקית, אך זה הוגן לומר כי אנו נדרשים כעת להשקיע מאמץ רב להגדרת 'חוסן' ולהבנת הדרכים להשגתו."

מר וויטט מתווכח במאמר עם הניסיון להכניס את המונח לתוך תקן, משום שלדעתו החוסן מושג ע"י אוסף של פעולות ותהליכים, וכל ניסיון להגדירו במסגרת תקן מסבכת את המושג והופכת את הניסיון להסביר את המושג למטרה במקום לאמצעי. לדעתו, ניתן לפשט את התהליך:

"חוסן הוא לא משהו שאתה יכול לקנות לפי משקל – זה מושג, מצב של להיות, משהו שאליו אנו יכולים לשאוף. זה נשמע די אזוטרי ולא מקדם את ההבנה של איך להיות חסין. חבל שמאמצים נוכחיים הופנו יותר לכיוון הגדרה מלהשגת המטרה. עבודה טובה מתחילה להסתמן עם פרסום של מקרי מבחן; באמצעותם ניתן לקבל אמצעים מעשיים להבנה ולקדם את המטרה."

הוא מביא במאמר "ארגז כלים" בעזרתם ניתן להשיג את החוסן הארגוני. הארגז כולל כלים כגון תכניות להמשכיות עסקית, ניהול משברים, תכניות שיקום נזקים, אבטחת מידע, ביטוח, תקשורת, מודיעין, מנהיגות, תכנון אסטרטגי וניהול סיכונים.

הארגז הזה נקרא "ניהול המשכיות עסקית" – המטרה: השגת חוסן ארגוני, הידוע גם כ"שרידות ארגונית גבוהה".

אהבתי את הדוגמא שהביא מר וויטט במאמרו, לצורך הדגמת חשיבות "ארגז הכלים" במלואו:

" יצירות גדולות של מוסיקה קלסית מורכבות ממספר אלמנטים מוגדרים: היצירה מכילה תווים "(תכניות") לכלים שונים. הוראות אלה מתארות תווים שיש לנגן – סולם, משך זמן, דינמיקה, וכו,. יצירה כגון הסימפוניה ה-9 של בטהובן כרוכה במספר רב של כלים, ארבעה סולנים ומקהלה. המנהל -המוביל את כל תזמורת הוא המנצח שמחליט איך הוא / היא רוצה לפרש כל "התכניות האלה". אם כל נגן יבצע את התכנית שנכתבה עבורו על פי הנהגת המנצח התוצאה תהיה ביצוע מרשים. אם, מצד שני, נגני הכינור נרדמים, או אחד הסולנים נופל ומת – התוצאה תהיה הרבה פחות ממושלם. כדי להשיג את השלמות כולם חייבים לדעת את התכנית ובוודאי שיש לתרגל אותה ביסודיות.
יש לשים לב, ש התרגול גם מקל על הנגנים להתמודד עם משהו חדש (בלתי צפוי) שעלול להגיע.
הנקודה הקריטית היא שלכולם חייבת להיות הגישה הנכונה: יחד הם חייבים לגרום ליצירה להמריא."

ניהול המשכיות עסקית יספק לארגון את הידע והכלים לזהות את האיומים ולהתמודד עמם במידה ויתממשו. קביעת האסטרטגיה, הגדרת התפקידים בעת משבר, הכנת ותרגול התוכניות, בדיקה חוזרת והקפדה על ניהול המשכיות עסקית רציף תביא להגברת המודעות בקרב הארגון לחשיבות השרידות הארגונית.

ניהול המשכיות עסקית הוא הפרטיטורה, מנהל המשבר (שנקבע מראש) הוא המנצח והעובדים שתירגלו מראש את התכניות הם הנגנים.
היצירה שמתקבלת היא החוסן הארגוני. אם כל החלקים המרכיבים את מערך ההמשכיות העסקית קיימים ומתורגלים, יש לצפות שהארגון יוכל להגיב לאירוע בלתי צפוי בצורה בטוחה, יעילה וזריזה.

הדגש העקרי בקרב חוגי ההמשכיות העסקית מוצב על ההון האנושי; כך גם לגבי החוסן הארגוני. אם ארגון נכנס לתהליך המשכיות עסקית, אבל לא הצליח לפתח תרבות מחויבת, החל מהדרג הבכיר ביותר ועד אחרון העובדים, סביר שלא יוכל להגיע מעבר לקו ההישרדות במקרה של אירוע מרכזי.

חוסן ארגוני אמיתי נוצר על ידי התגובה המיידית שניתנת בפועל, על ידי כל הגורמים בתוך הארגון ומתחיל במנהיגות אפקטיבית.

אז ורק אז תוכל הנהגת הארגון להסתובב, להשתחוות לקהל ולקצור את מחיאות הכפיים!

הקהל במקרה זה מורכב כולו מבעלי העניין בארגון.

מה בין הרחבת המונח "בעלי עניין" למושג בטחון חברתי או אחריות חברתית?

ישבתי עם היועץ העסקי שלי והסברתי בהתלהבות כמה חשוב לארגון להיכנס לתהליך של המשכיות עסקית. הוא הקשיב להסבר המנומק שלי עד כמה חשוב לארגון להתאושש במהירות מתקרית שפוגעת ברציפות העסקית שלו. הדוגמאות שנתתי על פגיעה במוניטין ובמותג וההשלכות שיש לה על ההישרדות העתידית של הארגון עבדו יפה – יכולתי לראות שהוא מתרשם, אבל הרגשתי שלא הצלחתי לרתום אותו לעניין.
ההתעוררות התרחשה כשטענתי בפניו שמי שיוצא נשכר מהמשכיות עסקית הם בעלי העניין. הוא עצר אותי ואמר שבעלי העניין לא קשורים לנושא. "איך לא?!" שאלתי. כאן המקום לציין, שהיועץ שלי בא מתחום הפיננסים.
הוא ציין בפני בעל עניין הוא מושג משפטי בדיני תאגידים וחברות. הוא צודק כמובן, כי בהקשר זה –  "בעל עניין בחברה הינו כל מי שמחזיק בחמישה אחוזים ומעלה מהון המניות המונפק של החברה או מזכויות ההצבעה. לבעל העניין הזכות למנות דירקטורים בחברה."

החלטתי לבדוק את הנושא לעומק וגיליתי שקיימת שונות בין "בעל עניין" ל"בעלי עניין".

הכלכלה הגלובאלית הצליחה להרחיב את המושג כך שיוחל על כל אדם, קבוצה או ארגון אחר שיש לו עניין בארגון.

בעלי עניין – יכולים להשפיע או יכול להיות מושפעים מהפעולות, המטרות והמדיניות של הארגון.

דוגמאות לבעלי עניין מרכזיים הם המשקיעים, אך לא פחות מהם – הנושים, הדירקטורים, העובדים, הממשלה (וסוכנויות שלה), הבעלים (בעלי המניות), ספקים, האיגודים והקהילה שממנו שואב העסק משאבים.
לא כל בעלי העניין שווים. הלקוחות של חברה, זכאים לשיטות מסחר הוגנות – אך אינם זכאים להפעלת אותם השיקולים  כמו כלפי עובדי החברה. כאשר המניות עולות, נהנים מהעלייה גם הבעלים וגם מחזיקי המניות ועובדי החברה. פריחה בחברה גדולה משפיעה על הסביבה – קליטת עובדים מביאה פתיחת מקומות בילוי, הכנסות נוספות לרשות המקומית, הרחבת מערכת החינוך האזורית וכו.

לחילופין, כאשר חברה צריכה לסגור מאחר ולא הצליחה להתאושש ממקרה אסון  – ההשפעה שלילית תקפה על כל על בעלי  העניין. לקוחות עלולים למצוא את עצמם בלי ספק מרכזי דבר שידרוש שינויים מיידים אצלם, אך ההשפעה הכבדה יותר תהיה על בעלי העניין האחרים. תכנית פיטורי עובדים מאסיבית בחברה אחת – תשפיע באופן ישיר ועקיף גם על חברות נוספות באזור, על הקהילה המקומית ועל הכלכלה המקומית. תיפגע גם המכבסה שכיבסה וגיהצה את המדים, חברת הקייטרינג שמאכילה את העובדים בחברה או המסעדות שם נהגו העובדים לאכול. עלולה להיווצר הגירה שלילית במקום, שתגרום לצמצום גני ילדים, סגירת כיתות לימוד, סגירת חנויות. דירות יוותרו ריקות, הכנסות הרשות המקומית יקטנו וכו'. המדינה תיאלץ לקלוט כמות גדולה של מובטלים ולספוג ירידה בכספי המיסים.
מקומות העבודה בהם עבדו בני הזוג של עובדי החברה שלנו ייפגעו מיידית. לקוחות החברות האלו עלולים להיפגע וכן הספקים של החברות האלו.

תחום ההמשכיות העסקית עוסק רבות ביחסי הגומלין בין הארגון לבעלי העניין – הם קהל המטרה הסופי.
ארגון שמאמץ ברצינות את ההמשכיות עסקית פועל להשגת התאוששות מהירה במקרה אסון. התאוששות מהירה של הארגון תשפיע מיידית על ההתאוששות של כל בעלי העניין.

כפי שאמרתי בתחילת המאמר – התקן להמשכיות עסקית, ISO 22301 מקוטלג במסגרת התקנים ל"אחריות חברתית" – societal security.

J. Peter Burgess, פילוסוף, והיסטוריון ועוסק במדע המדינה – בוחן את המונחים בטחון חברתי ואחריות חברתית בנאום שנשא באוסלו " Notes On European Political Culture"[2] במסגרת התרבות הפוליטית באירופה. בנאום, הוא ציין שבשנת 1993, קבוצה של חוקרים שמאוחר יותר נודעו כ"בית הספר קופנהגן", הגדירה את המושג ביטחון חברתי לראשונה בדרך הבאה: "… יכולתה של חברה להמשיך באופייה הבסיסי תחת תנאים משתנים ואיומים אפשריים או ממשיים."

פיטר בורגס: "בעיניי מרכז הכובד של מחקר האבטחה האירופי בתקופה הקרובה הוא: אחריות (accountability).

 

ניתן לדבר על אחריות במגוון של תחומים: במסחר הפרטי, אנחנו מדברים על אחריות למשקיעים. במוסדות דמוקרטיים, אנחנו מדברים על אחריות לבוחרים. בהגדרות משפטיות, אנו מדברים על אחריות לחוקים וזכויות."

הרחבת המושג בעלי עניין – היא הסיבה להכללת התקן במסגרת ה"אחריות החברתית". משקיעים הינם חלק מבעלי העניין….

חוסן ארגוני, בעלי עניין והמשכיות עסקית

אין יום שאיננו נשאלים "מהי ההגדרה לניהול המשכיות עסקית "?

תלוי את מי שואלים.

הגדרה של המכון להמשכיות עסקית ((BCI:

"תהליך ניהול ההוליסטית שמזהה השפעות אפשריות המאיימות על ארגון, ומספק מסגרת לעמידות מבנה ואת יכולת תגובה אפקטיבית שאמצעי הגנה על האינטרסים של בעלי העניין בו המפתח, פעילויות מוניטין, מותג וערך יצירה".

התקן ISO 22301 קובע הגדרה נפרדת להמשכיות עסקית:

"[] יכולת אסטרטגית וטקטית של ארגון, שאושרה מראש על ידי ההנהלה, לתכנן ולהגיב לאירועים עסקיים והפסקות כדי להמשיך את הפעילות עסקית ברמה מתקבלת על דעת שהוגדרה מראש".

המכון הבינלאומי להתאוששות מאסון (DRI) מספק את ההגדרות הבאות:

המשכיות עסקית: יכולתו של ארגון לספק שירות ותמיכה ללקוחות ולשמור על יכולת הקיום שלו לפני, במהלך, ואחרי אירוע המשכיות עסקית.

ניהול המשכיות עסקי: תהליך ניהול ההוליסטית שמזהה השפעות אפשריות המאיימות על ארגון ומספק מסגרת לבניית חוסן עם היכולת לתגובה אפקטיבית שאמצעי הגנה על האינטרסים של בעלי העניין המרכזי, המוניטין, המותג ואת הערך שלו יצירת פעילויות. הניהול של התאוששות או המשכיות במקרה של אסון. גם ניהול של התכנית הכוללת דרך אימונים, חזרות, וחוות הדעת, על מנת להבטיח את התכנית תישאר מעודכנת ועד היום.

ההגדרה השלישית כבר עוסקת במטרה ובדרך להשגתה, וזו הגישה שמקובלת על כותבת מאמר זה.

המטרה היא השגת המשכיות עסקית – שכעת, לאחר שברורים לנו, מהפרקים הקודמים, המושגים חוסן ארגוני ובעלי עניין אין קל מלהגדירה: הגברת החוסן הארגוני לטובת בעלי העניין .
החלק השני, ניהול ההמשכיות העסקית הוא התהליך להשגת המטרה.

נשמע פשוט. ובכל זאת – מדובר בתהליך מורכב, שארגון לוקח על עצמו והופך לאורח חיים.
כשם שהמושג "ניהול איכות" הפך לחלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית בחברות רבות בארץ כך, אני מאמינה, יהפוך גם המושג "ניהול המשכיות עסקית". בעצם, המושג השני צריך להיות חלק בלתי נפרד מהמושג הראשון.


[1] Managing Consulstant, Whittet & Associates Pty Ltd T Whittet, FBCI MACS MRMIA,

[2] J. Peter Burgess, What is societal security? [Speech held for the European Security Research Programme Workshop Security research and Europe’s societal challenges: What do citizens want?, Oslo, 8 June 2011[.